Skrives fra møter i bedriften. Tidspunkt og hvem som var med i møte, hva sakene omhandlet og hva man ble enige om skal med i en protokoll. Protokoller skal skrives ved alle møter med bedriften. Eks: drøftelsesmøter, informasjonsmøter, osv. Protokollen skrives og undertegnes av partene før møtet er ferdig.
To typer protokoller:
Enighetsprotokoll
Skrives i møter med ledelsen, når partene – ledelsen og tillitsvalgte ble enige i det som ble tatt opp på møte.
Uenighetsprotokoll
Skrives sammen med ledelsen når partene – ledelsen og tillitsvalgte ikke ble enige i forhandlingsmøte. Partenes syn på saken fremsettes i uenighetsprotokollen. Tillitsvalgte sender uenighetsprotokollen til Yrkestrafikkforbundet. Det skal ikke krangles mellom partene i bedriften når det gjelder avtalenes fortolkninger, derfor skal det skrives uenighetsprotokoll.
Når det blir en uenighetsprotokoll, står man overfor en konflikthåndtering. Yrkestrafikkforbundet ber om forhandlingsmøte med den aktuelle arbeidsgiverforeningen, etter å ha mottatt protokollen. Deretter forhandler partene til de blir enige. Blir de ikke det, går saken videre til hovedorganisasjonene for behandling. Blir det fortsatt ikke enighet går saken til arbeidsretten, og når det blir tatt standpunkt der, er saken endelig avgjort.
Det er viktig at det blir skrevet riktige protokoller før de undertegnes. Er du ikke enig i protokollens innhold skal du heller ikke signere en protokoll.
Skrives fra medlemsmøter, styremøter i foreningen, YTF avdelingen osv. Navn på hvem som var tilstede, hva sakene omhandlet og hva man ble enige om - vedtak. Glem ikke datoer, årstall og gjerne klokkeslett for møtene i referatene. Viktig!
Det er viktig for tillitsvalgte å bli kjent med bestemmelsene i hovedavtalen og tariffavtalen. Tariffavtalen viser ofte til Arbeidsmiljøloven (aml). En kommentarutgave er å anbefale. Etterspør denne hos din arbeidsgiver. Hvis et medlem får oppsigelse er det svarfrist. Ta kontakt med YTF straks. Før en oppsigelse finner sted, skal det gjennomføres drøftelsesmøte. Her kan tillitsvalgt bli med, hvis medlemmet ønsker det. Oppsigelse skal være skriftlig, og vise til bestemmelsen i aml.
Tillitsvalgte innkaller til medlemsmøter når det er noe som skal informeres og diskuteres for å kunne fremme et vedtak. Eksempler på dette kan være standpunkt overfor ledelsen angående ny særavtale. Det bør avholdes medlemsmøter regelmessig fordi det kan være saker som medlemmene ønsker å ta opp med sine kolleger. Møte innkalles med en ukes forvarsel. Tid, sted og saksliste skal tydelig fremkomme.
Innkallingen henges på oppslagstavlen, sendes på e-post, SMS og lignende. Sørg for at alle får beskjed. Velg en møteleder, gjerne en tillitsvalgt, da han eller hun vil kjenne godt til sakene. Informer, gjerne sammen med de øvrige tillitsvalgte. Pass på at alle som ønsker ordet får det. Spørsmål og kommentarer må slippes til. Viktig at de tillitsvalgte forbereder seg godt til møtet. Dette gjelder alle typer møter.
